Biztosan sok címkét használsz a Gmailben és a szűrési rendszered olyan jó védvonal, hogy azon semmi sem jut keresztül. De vajon rendbe szedted már a Címtáradat? A Címtár (Contacts) tab a Gmail fiókodban valószínűleg olyan, mint a legtöbb felhasználóé: egy elhagyatott vidék email címek elgépelt verzióival, kapcsolatokkal és személyes elérhetőségekkel, amelyekre te magad sem emlékszel. Ezen most változtathatsz a Mashable tippjeit követve – írja a Mashable.
1. Hozz létre Google kapcsolati csoportokat!
A Google már vette magának a bátorságot és a Google+ köreid, valamint (ha van) az Android kedvencek listád alapján elrendezte a kapcsolataidat, de ez néha nem elég.
Ha mással nem is akarsz foglalkozni, különítsd el a kontaktjaidat csoportokba, hogy egy rendezettebb listád legyen. Azoknak a profiknak, akik munkájukból kifolyólag rendszeresen küldenek ki kisebb csoportoknak emailt, ez egy kötelező lépés. Tedd egy csoportba azokat a kontaktokat, akiknek gyakran írsz emailt ahelyett, hogy egyenként adod meg a címeiket az üzenet íráskor és véletlenül megfeledkezel valakiről!
2. Találd meg és egyesítsd az ismétlődő kontaktokat!
A Google lehetővé teszi, hogy megtaláld és egyesítsd az ismétlődéseket. Ehhez keresd meg az „Egyebek” fület, majd válaszd a legördülő opciókból az „Ismétlődések keresése és egyesítése” lehetőséget! Ezután több email címet elmenthetsz egy név alatt vagy elutasíthatod a Google ajánlásait. Ne felejtsd el, hogy a rendszer nem tökéletes és előfordulhat, hogy vissza kell menned és manuálisan kezelned egy-két kontaktot, amelyeket a Google nem relevánsként érzékel.
3. Állítsd be az automatikus mentés opcióit!
A Google minden egyes email címet, amellyel kapcsolatba kerülsz, elment az „Egyéb névjegyek” mappádba. Miközben ez sokszor jól jön (hiszen így sosem hagysz el egyetlen kontaktot sem), azok számára, akik ügyfelek tömegének vagy idegenek nagy csoportjának kénytelenek leveleket küldeni, ez nem túl nagy segítség a rendszerezettség szempontjából.
A funkció kikapcsolásához a „Beállítások” menübe kell menned a jobb felső sarokban, a fogaskerék ikonra kattintva. Az „Általános” fül alatt látni fogod a „Névjegyek létrehozása az automatikus kiegészítéshez” szekciót. Itt válaszd a „Magam fogok névjegyeket felvenni” opciót és ne felejtsd el menteni a változtatásokat, valamint a jövőben elmenteni az új kontaktokat!
4. Exportáld a LinkedIn kapcsolataidat!
Ha exportálod a LinkedIn kontaktjaidat a Gmail fiókodba, akkor ezek a kapcsolatok sokkal elérhetőbbé válnak majd. A LinkedIn oldaladon menj a „Network” fülre és kattints a „Contacts” opcióra! Ezután a „Contacts” nevű fejrészben a beállítások ikonra kattintva érheted el a képernyőt, ahol szinkronizálhatod a Gmail, Yahoo, Outlook vagy iPhone címtáradat a LinkedIn kapcsolataidhoz, vagy exportálhatod utóbbiakat a jobb oldali sávban az „Advanced Settings” alatt.
Exportáld a kapcsolataidat olyan fájltípusként, ami az email kliensed számára megfelelőnek tűnik és menj vissza a levelezési kontaktjaidhoz, majd importáld azokat!
5. Frissíts manuálisan!
A legjobb hely, ahol elkezdheted a frissítést, az „Egyéb névjegyek” csoport. Kezdj el kitölteni annyi információt, amennyi csak lehetséges! Egy másik módja a kapcsolataid manuális frissítésének a félregépelt email címek és a régi email elérhetőségek törlése, amelyek már vagy nem érvényesek vagy már nem élnek.
6. Exportáld a kontaktjaidat!
Exportáld a kapcsolataidat és rendszeresen mentsd újra a fájlt! Ha valami történik a fiókoddal, munkahelyet váltasz, vagy valamiért egyszerűen süllyesztőben végzik az email kapcsolataid, akik felől feltehetőleg nem hallanál újra, örülni fogsz, hogy megtetted. Importálhatod ezeket más szolgáltatásokba is, például a LinkedIn rendszerébe vagy egy másik email címre (akár a munkahelyiről a személyesre).
Neked milyen tippjeid vannak az email kontaktjaid takarosan tartásához?
