Túl hosszúk az emailjeid? Vagy túl rövidek? Túl sok embernek küldöd el az üzenetedet vagy éppen a rossz időben? Tanuld meg, hogyan írd le pontosan azt, amit akarsz – anélkül, hogy a befogadókat paprikás hangulatba hoznád! – írja a Fastcompany.com.

Lássuk a 9 leggyakoribb hibát, amelyet elkövetünk emailezés során:

1. Csak akkor küldesz emailt, ha neked van szükséged valamire.

Akkor építs ki kapcsolatokat, mielőtt még szükséged van rájuk, ne várj az utolsó pillanatig, amikor kétségbeesetten akarsz valamit!

2. Elfelejted, hogy egy ember van az email másik végén.

Ahogyan nem sétálnál be egy barátod házába meghívás nélkül vacsorára, nem célszerű megfeledkezni arról sem, hogy egy szép kis bevezetővel nyisd az emailedet és megfelelő elköszönéssel zárd. Üdvözöld szépen, gratulálj neki valamilyen friss eredményéhez és kívánj neki sok jót!

3017198-poster-p-1-dont-send-yet-9-email-mistakes-youre-probably-making-and-how-to-fix-them

3. Túl sokat írsz magadról.

Ne magadra, hanem a másikra fókuszálj, gondold át, mit akarnak ők, mire van szükségük, mit szeretnének hallani. Miután megírtad az emailt, olvasd át gyorsan és nézd meg, hányszor használtad az „én” személyes névmást. Ha tudod, szerkeszd át!

4. Rossz időben küldöd az emailt.

Csak azért, mert most megírtál egy üzenetet, az nem jelenti azt, hogy ebben a pillanatban el is kell küldened. Ha kicsit késlelteted az elküldést, kihasználhatod az emailezés egyik legerősebb eszközét!

Értékeld, mennyire sürgős az üzenet, hogy azonnal választ igényel-e. Készíthetsz beosztást is a következő 24-48 órára, meghatározva, melyik email mikor megy ki, így fellélegezhetsz a nem sürgős projektek között is, valamint kialakítod az ügyfeleddel való kommunikáció ritmusát is. Így ő is könnyebben megtanulhatja, mire számíthat.

A váratlan üzenetek kezelésével meg is bízhatsz valakit, majd pedig vészhelyzet esetén, amikor az ügyfél megkeres és neked kell azonnal megoldanod egy problémát, akár késő este vagy hétvégén is küldhetsz egy gyors üzenetet. Ebben a forgatókönyvben te leszel az ügyfél hőse.

5. Túl sok a címzetted.

Az, hogy sok a megjelölt címzetted, még nem jelenti, hogy több választ is fogsz kapni. A digitális marketing korában, azok, akik szétrobbantják az üzeneteiket azzal, hogy túl sok helyre akarják azt elküldeni egyszerre, kockáztatják annak esélyét, hogy az emailt egyáltalán megnyissák. A tökéletes email arról ismerszik meg, hogy pontosan annak küldik el, akinek kell, egy meghatározott, kívánt eredmény mellett.

6. Semmit sem tudsz a fogadó félről.

Csináld meg a házi feladatodat! Az egyik jó eszköz az ügyfeleidről történő információgyűjtéshez a Rapportive, amely egy oldalsávban mutatja meg annak az illetőnek a legutóbbi publikus posztjait, akivel kommunikálni szeretnél.

7. Elfelejtesz frissítéseket vagy ideiglenes üzeneteket küldeni.

Ha egy nagyon fontos üzenetre vársz valakitől, végtelennek tűnhet a kéztördelés ideje. Ha nagyon szeretnének megkapni egy emailt, amellyel sokat késel, és netán még néhány csuklást is átéltél, legalább egy egysoros üzenetet küldj az illetőnek a projekt státuszáról. Tudni fogod, hogy egy gyors emailt kellene elküldened valakinek, ha már te is idegeskedni kezdesz amiatt, hogy még nem jeleztél vissza vagy a másik fél keres fel aggodalmaskodva.

8. Túl hosszú üzeneteket írsz.

Az üzenet természetétől függően az emailek néhány szavastól több ezer karakterig is terjedhetnek. Minél hosszabb, annál kisebb az esélye, hogy a másik fél végigolvassa az egészet. A hosszú szövegek általában egy nagyobb stratégiára, munkakeretre vagy dokumentumra utalnak, amellyel foglalkozni kell. Néhány cég azt csinálja, hogy körülbelül négy mondatos emaileket írnak, majd belinkelik a többi, nagyobb falatot.

9. Csak emailt használsz.

A hatékonyság nem feltétlenül jelenti azt, hogy csak egyetlen rendszert érdemes használnod. Gyakran sokat segít a különböző eszközök (videó, chat, email, Skype) együttes alkalmazása, hiszen mindegyik egy újabb emberi árnyalatot ad a kommunikációdnak.

4 módszer a jobb emailek írásához:

1. Írj emlékezetes történetekről!

Minden érthetőbbé válik, ha illusztrációt használsz. Ha az emberek tudják, mi a te történeted – ki vagy, honnan jöttél, miért foglalkozol azzal, amivel -, könnyebben megjegyeznek és válnak a sztori részesévé.

2. Használd a négy mondat – egy link szabályt!

Maximum négy vagy öt mondatot írj le egy emailben és fókuszálj a lényegre vagy a problémára, ami megoldást igényel! Ha linkelned kell, a limit ez esetben egy.

3. Alkalmazkodj és reflektálj!

Figyeld meg, mások hogyan kommunikálnak veled, hogyan alkalmazkodnak a stílusodhoz! Tükrözd a kommunikációjukat, amikor választ adsz! Az illető rövid üzeneteket küld formális megszólítással? Reagálj ugyanígy!

4. Mentsd el könyvjelzőként a kedvenc emailjeidet!

Használd ehhez az Evernote szolgáltatását! Ezek lesznek a kulcsaid a jó üzenetváltásokhoz. Figyeld meg, mely emaileket nyitod meg azonnal és melyek tesznek izgatottá! Hozz létre külön mappákat a nagyszerű bevezetők, a rövid üzenetek, a köszönőlevelek legjobbjai számára! Tartsd meg ezeket a jövőre nézve, hátha még szükséged lesz ihletre!

Az email az első számú kommunikációs formánk, ami azt is jelenti, hogy mindannyian írók vagyunk. A legerősebb eszköz, amit használhatsz a személyes és az üzleti életedben is, hogy megtanulsz jól és jókat írni – üzeneteket, amelyek meggyőznek, tartalmat, amely átalakít, nyelvezetet, amely inspirál.