Naponta nagyjából 11 millió meeting zajlik Amerikában és ezek harmada egyszerűen nem produktív. Ennek pedig ára van: a becslések szerint 37 milliárd dollárnyi veszteséget okoznak minden évben a hasztalan találkozók. Mit látunk ebből? Nagyon sok megbeszélésünk van, miközben egyáltalán nem értünk hozzájuk. A Business Insider összeírta a leggyakrabban elkövetett hibákat.
Túl sok meetinged van.
Mivel a felmérés szerint a meetingek harmada „egyszerűen nem produktív”, elgondolkozhatsz azon, hátha a kevesebb néha több.
A nagyszájúra hallgatsz és nem a szakértőre.
A University of Utah tanulmányai szerint az emberek nagyon rosszul teljesítenek, ha meg kell különböztetniük, ki a szakértő egy adott témában és ki az, aki pusztán csak a leghangosabb a szobában.
Bryan L. Bonner professzor a Wall Street Journal lapjának nyilatkozott erről, mondván, az úgynevezett „piszkos dolgokra” hagyatkozunk szakértelem címén (mint extrovertáltság, nem, vagy rassz), ahelyett, hogy ténylegesen odafigyelnénk arra, amit a másik mond. Csak, mert bizonyos emberek a leghangosabbak, nem biztos, hogy nekik van igazuk.
Túl sok (vagy túl kevés) kávét iszol.
A koffeinnek a meetingeken kifejtett hatását megfigyelő felmérés meglepő nemi különbségeket tapasztalt. Amikor a férfiak kávéznak stresszes megbeszélésen, rosszabbul teljesítenek. Ha a nők teszik ugyanezt, jobb eredményt hoznak.
Bár a kutatók nem tudták biztosan megállapítani ennek okát, arra következtetnek, hogy a különbség azért adódik, mert a két nem egyébként is eltérően reagál a stresszre. A Research Digest pszichológiai blog szerint a nők ilyenkor „együttműködő, egymást védelmező stílust vesznek fel, míg a férfiak általában a küzdj vagy repülsz álláspontot képviselik” – már pedig a meetingekhez az előbbi passzol.
Az időt számolod és nem a feladatokat.
A Facebook vezetője, Sheryl Sandberg nem várja meg, hogy 15, 30 perckor vagy kerek egész órában zárjon le egy találkozót. Ahogyan a Fortune írja:
„Sandberg napjai tele vannak zsúfolva meetingekkel, amelyeket egy szándékosan nem digitális, spirálos jegyzetfüzetben vezet végig. Ebben listázza a megbeszélendő vitapontokat és teendőket. Mindegyiket egyesével húzza ki és amint mindent megbeszéltek, kitépi az oldalt és halad tovább. Ha minden elemre jut 10 perc az egy órás találkozón, el is érkeztek a végéhez.”
Másképp fogalmazva: találd ki a menetrendet, fejezd be a feladatokat és juss ki onnan!
Késve érkezel.
A meetingek óriási, 37%-a késve kezdődik legtöbbször, mert valamelyik résztvevő késik. Ez ahhoz vezet, hogy aki késik, kellemetlenül érzi magát, akik pedig addig várakoztak, úgy, mint akiket nem tisztelnek meg, emellett feldúltak és frusztráltak – csupa olyan dolog, ami lefokozza az ember teljesítményét.
Kimerülsz a „felszíneskedésben”.
Nagyon sok felszíneskedés zajlik a mukahelyeken: ilyenkor kontrollálod az érzelmeidet és mindig éppen a „helyeset” mutatod magadból, miközben másképp érzel. Például, ha pont SMS-ben vitatkoztál a partnereddel egy ügyféllel való találkozó előtt – vagy közben –, majd boldognak kell tettetned magadat.
Egy 2013-as tanulmány azt mutatta meg, hogy ez a felszíneskedés rövidtávon elvonja a figyelmet a valódi munkavégzésről, hosszú távon pedig kiégéshez vezet.
Túl sok embert hívsz meg.
Jeff Bezos az Amazontól az úgynevezett „Két pizza szabályt” követi: egyetlen találkozóra sem szabad több embert meghívni, mint amennyien megtudnak enni két pepperónis pizzát.
Ez nem csak a gyorsabb döntéseket segíti elő, de lehetővé teszi azt is, hogy csapatok teszteljék az ötleteiket még mielőtt nagyközönség elé tárnák.
Eszel a meeting közben.
Hacsak nem mindenki ezt teszi, ne egyél: a „Két pizza szabály” egy csapatnak szuper, egy „Két hamburger szabály” neked szörnyű.
Ha eszel egy találkozó közben, „hangokat és szagokat adsz ki”, amelyek megszakítják az eljárást, mondta a Barbara Pachter etikett szakértő a Business Insidernek.
Telefonozol.
Meeting közben használni a telefonodat, illetlen és zavaró, mondja Pachter. Azt mutatja, hogy számodra fontosabbak az emailek, az SMS-sek, a tweetek, mint a többi ember a szobában és maga a napirend, amiért összegyűltetek.
Patcher szerint még csak az asztalra sem szabad kitenni a telefont, mert az értesítések is megzavarhatják a csoportot, megtörve a fókuszt és rontva a produktivitást. „Tedd be a zsebedve, rezgő módba, és menj ki a szobából, ha muszáj felvenned a telefonodat vagy válaszolnod egy SMS-re.”
