Több száz olvasatlan emailed van, amelyeknek a menedzselése megakadályoz abban, hogy továbbléphess és más, esetleg élvezetesebb feladatokba kezdj. Esetleg még nem vagy gyakorlott a különböző mappák létrehozásában és kezelésében sem. Ismerős a helyzet? A FastCompany szerzője arról írt a cikkében, miért is nem olyan rossz dolog ez.
Nem kérdés, jegyzi meg az újságíró, hogy az email egyszerre áldás és átok az úgynevezett fehérgallérosok létezésében. Ő maga az email megszületése előtt tanulta meg, mit is jelent riporternek lenni. Emlékszik arra, mennyire nem voltak hatékonyak a telefonbeszélgetések, vagy milyen eredménytelenül próbálkozott, hogy megkapja egy forrás számát. És aztán pedig felhívta őket, majd a foglalt jelzés után várakozott arra, hogy visszahívják, miközben Ő már éppen mással volt vonalban. Ma a következő a helyzet: 15 perc alatt legalább 5 információforrásnak tud emailt írni, akik közül 3 már nagyjából egy órán belül válaszol (s közben az elérhetőségük is automatikusan a riporter kezébe kerül) – egy szóval, rengeteg időt spórol meg.
Másrészt viszont, az email „szüntelen”, soha véget nem érő természettel bír, s ezt a kutatások is jól mutatják, magyarázzák. Egy McKinsey tanulmány úgy találta, hogy az irodai munkatársak az idejük 28%-át töltik a beérkező leveleik kezelésével.
A FastCompany szerzője úgy látja, rosszul közelítjük meg a kérdést. Mivel sok hasznos információ érkezik emailen keresztül, úgy kezeljük azt, mint egy feladatlistát, amit úgy fel kell dolgoznunk, ahogyan egy mosogatógépet kell kiürítenünk a program lefutása után.
Ám az ürítés végett jelentkező impulzus megtévesztő, mert egy mosogatógéppel ellentétben, a beérkező leveleinknek nincsen meghatározott helykorlátja, használható üresen és közel tele is. A képzeletbeli mosogatógépet az emberek olyan dolgokkal is feltöltik, amelyek nem fontosak számukra, nem feltétlenül szükségesek, vagy ugyan érdekesek, de maguktól megoldódnak, feloldódnak a hozzájárulásod nélkül. Ha folyamatosan üríted ezt a mosógépet, akkor sosem jutsz el odáig, hogy végre meg is főzd a vacsorát.
De mi van, ha elfogadod ezt a feltevést? Sosem fogsz a beérkező leveleid mélyére jutni. Talán vannak néhányan, akik elérték már ezt a zen állapotot, de ez csak egy múló csoda. Valószínűleg az a sok válasz, amit kiküldesz, miközben a leveleid mélyére ásol, tucatnyi másik beérkezőt fog generálni, amelyek ugyanúgy fel kell majd dolgoznod, nem beszélve a másnapi özönvíz áradatról, ami nem kétséges, meg fog érkezni.
Miért kellene üldözni egy ilyen győzelmet? Jobb elismerni, hogy minden email, amire nem jutott időd egy hét vagy még több idő után, már úgy is elúszott, vagy utolért más módon, egy másik email vagy egy emlékeztető telefonhívás formájában. Feltehetőleg nem kell rá többet gondolnod. Vagy kihagyhatod a lehetőséget. A Föld nem fog összeütközni a Nappal.
Semmi erény nincs abban, ha olyan dolgokban vagy produktív, amelyek valójában nem számítanak.
Itt jelentkezik az a probléma, amely a legjelentősebb a beérkező levelek esetében: az időnek a költségét, amit az üzenetek feldolgozásával töltesz, lehetőségekben mérik. Ha valóban hatékony akarsz lenni, a legjobb, ha megkérdezed magadtól, van-e valami, ami lappang a beérkező leveleid között? A számodra fontos dolgokban kell fejlődést mutatnod. Azon gondolkozol, miként bővítheted az üzletedet? Egy családi biciklizésre mennél, amit csak tervezgettek már vagy ezer éve? Írod már a könyveket, amiket mindig is papírra akartál vetni?
Ha több időt töltesz ezekkel a dolgokkal, kevesebb jut majd az emailekre. Ha elmész egy vacsorára csütörtök este a családoddal, valószínűleg kevesebb időd jut majd az emailek olvasására lefekvés előtt. És a világ nem fog összedőlni. Amikor választás előtt állsz, hogy egy órát tölts a beérkező leveleid rendbe szedésével vagy egy kollégád mentorálásával, emlékezz arra, hogy az előbbiek újra és újra gyarapodni fognak a következő néhány órában – amiket sosem fogsz visszakapni.
