Korábban írtunk arról, hogy nem mindig az a megoldás, ha nullára tudod (vagy akarod) levinni a még olvasatlan emailjeid számát. Mivel az üzenetek úgyis kitöltik a rendelkezésükre álló teret, a legjobb megközelítés, ha inkább a valóban fontos dolgokkal foglalkozol elsőként – kreatív munka, mentorálás, álmodozás – és hagyod, hogy az email csak ezután következzen. Ám, még ha egyet is értesz ezzel a filozófiával, vannak azért praktikus meggondolások. Mi van akkor, ha a napi szintű irodai kommunikáció legnagyobb része emailben zajlik? És ha egy email megválaszolásán múlik a teljesítményed megítélése? Vajon van-e okos módszer az emailek olvasására? – kérdezi a FastCompany.com.
A legtöbb irodai dolgozó állítja, hogy szeretne kevesebb időt szánni az emailekre és sokat hallottunk már arról is, miként érdemes kordában tartani őket. Julie Morgenstern, az időmenedzsment szakértője néhány éve azt javasolta, sose nézzünk rá az inboxunkra a reggeli órákban, míg a produktivitás guru Tim Ferris azt írja „4-Hour WorkWeek” című könyvében, hogy az a legjobb, ha kétszer tesszük ezt meg: délben és délután 4 órakor. Van, akinek ezek a trükkök bejönnek. Most mutatunk egy újat.
A 30-60 perc trükk
A következőt is megteheted: kerek 30 percet szánsz emailekre ellentétben sok más emberrel, akik folyamatosan, megállás nélkül rá-ránéznek az inboxukra. Ám 30 percnél nem lehet több, ezután tovább kell lépned más feladatokra: dolgozz egy ajánlaton, egy tanulmányon, bármin. Ez pedig 30-60 percig mehet. A lényeg, hogy gyorsan megadd a válaszokat az emailekre, majd eltávolodj tőlük és kicsit máson gondolkozz. Ezután ismét teljesen az inboxodnak szentelheted magadat egy újabb fél órára, és így tovább.
Mi az oka annak, hogy ez működhet? 30-60 perc nem olyan hosszú idő egy válasz kivárására, még akkor sem, ha sürgős emailről van szó. Van, hogy a másik fél találkozón van és nem tud válaszolni. Vagy elment egy kávéért, beszél valakivel, vezet valahová, netán a mosdóban van. Ha valaki 10 vagy 30 percen belül garantálja a válaszadást, elhanyagolható mértékű haszonhoz jut csupán.
Másrészt pedig, ha kapsz 30 percet, hogy egy projektre fókuszálhass – mindenféle email formájában érkező megszakítás nélkül – nagyon sok feladatot elvégezhetsz. Az emailek hiánya az egyik oka annak, hogy a repülőn ülve dolgozó emberek annyi mindent el tudnak intézni. Még a rövid utakon is.
Próbáld ki! Lépj ki a levelezőrendszeredből vagy kapcsold ki a telefonodat, és állíts be egy időzítőt! A mai világban annyi minden elterelheti a figyelmedet… meg fogsz lepődni, milyen hosszú lehet 30 perc, ha fókuszálsz!
